Kiinteistöhuolto Hernesniemi sai digiloikkaansa avun paikallisilta osaajilta

Päivi Kumpula ja Esa Hernesniemi ovat tyytyväisiä järjestelmään, joka toteutettiin JCA Documentationin Juha Kankaanpään (vas) ja Jussi Hakalan ja ML Tietoratkaisujen Markku Liikalan (oik) osaamisella ja yhteistyöllä. 

Kun yritys suunnittelee ohjelmistohankintoja, kannattaa muistaa, että valmiille järjestelmille on vaihtoehto: täsmälleen omiin tarpeisiin räätälöity järjestelmä. Tähän löytyy Järvi-Pohjanmaalta rautaisia ammattilaisia.

Lappajärveläinen Kiinteistöhuolto Hernesniemi tekee pihasuunnittelua, pihanrakennusta ja koneurakointia sadan kilometrin säteellä Lappajärveltä ja kiinteistöhuoltoa omalla paikkakunnalla. Maanrakennuksen työkohteet vievät työntekijöitä ympäri Suomen.

Projektien hallintaa ja seurantaa hoidettiin aiemmin paperilomakkeilla, jotka reissasivat työntekijöiden mukana ja tarpeen mukaan työntekijältä toiselle. Lappujen purkaminen ja joskus metsästäminenkin veivät aikaa laskutuksesta vastaavalta Päivi Kumpulalta. Pahimmillaan lappurumbassa jotakin jäi laskuttamatta.

Digitaalinen järjestelmä tuntui siis tarpeelliselta. Niitä olikin tarjolla, sillä isojen talojen kuukausimaksullisia ohjelmia kaupataan toimitusjohtaja Esa Hernesniemen mukaan yrityksiin aktiivisesti. Ongelma oli vain se, että niiden viidakko tuntui mysteeriltä ja kuukausihintakin kovalta.

Onnellinen sattuma oli se, että Kumpula törmäsi lappajärveläiseen Juha Kankaanpäähän, jonka nelihenkinen insinööritoimisto JCA Documentation on erikoistunut tekniseen dokumentaatioon, dataan ja it-tukipalveluihin. Kumpula pyysi apua isolta firmalta tulleen tarjouksen ”suomentamiseen”.

Ammattilainen hahmotti tarpeet

Kun JCA Documentationin Jussi Hakala alkoi selvitellä yrityksen todellisia tarpeita ja käytäntöjä, ei valmis ohjelma vaikuttanut istuvan niihin parhaalla mahdollisella tavalla. Niinpä hän ehdotti räätälöidyn ohjelman teettämistä. Se sisältäisi juuri ne toiminnot, joita yritys tarvitsee – ja vain ne – helposti käytettävässä muodossa ja mahdollisuudella myöhempään laajentamiseen.

– Isojen talojen paketithan pyrkivät tarjoamaan ratkaisuja mahdollisimman monelle. Siksi ne sisältävät ominaisuuksia, joita kaikki asiakkaat eivät tarvitse. Se näkyy niin hinnassa kuin käytettävyydessäkin, sanoo Hakala.

Kahden yrityksen työnjako toimi

Yhteistyökumppani löytyi saman järven rannalta, Vimpelin puolelta. Markku Liikalan ML Tietoratkaisut on tietotekniikan moniosaaja, jonka kanssa JCA oli tehnyt yhteistyötä ennenkin.

Hakala ehdotti projektin hajauttamista siten, että JCA huolehtisi asiakastarpeen selvittämisestä ja projektinjohdosta ja Liikala vastaisi ohjelman teknisestä toteutuksesta. JCA kommunikoisi kummallekin osapuolelle.

– Tavallinen toimintatapa tämä ei ole, sillä yleensä olen suoraan yhteydessä asiakkaaseen. Oli hienoa, kun JCA määritteli, mitä tarvitaan. Juuri tämä on se ohjelmistoprojektin hankalin ja paljon aikaa vievä osuus, sillä asiakkaan on monesti itsensäkin vaikea hahmottaa, mitä ohjelmalta tarvitsee. Nyt sain tavoitteet JCA:lta hyvin kiteytettynä ja pystyin itse keskittymään ydintekemiseeni eli koodaamiseen. Työnjako oli selkeä ja homma toimi, kuvaa Liikala.

Asiakkaan arkea ajatellen tehty ohjelma

Tavoitteeksi otettiin yksinkertainen ja selkeä ohjelma, jota on helppo käyttää. Siitä päätettiin tehdä webbipohjainen, jolloin se on käytettävissä missä tahansa ja millä tahansa laitteella.

Asiakkaan tarpeiden ymmärtämisessä keskeiseksi nousi siihen saakka käytössä ollut lomake.

– Otettiin lähtökohdaksi, että käännetään paperin sisältö digitaaliseksi eikä laajenneta hommaa siitä mihinkään. Markku ymmärsi hyvin sen, mitä tarvitaan, kuvaa Hakala.

Helppouden lisäksi panostettiin testaukseen ja koulutukseen, joista vastasi JCA.

– On tärkeää antaa testaukselle aikaa, jotta asiakas saa antaa palautetta. Näin voidaan parantaa vielä käytettävyyttä, sanoo Kankaanpää.

Ohjelmisto vapautti levytilaa yrittäjän päästä

Lopputuloksena on järjestelmä, johon Hernesniemen yrityksessä ollaan enemmän kuin tyytyväisiä.

– Parannus aiempaan on todella suuri. Järjestelmä helpottaa työmaiden seurantaa ja laskutusta. Esan päästä on vapautunut suuri levytila, sanoo Kumpula.

Oman työnsä hän kokee niin ikään selkiytyneen ja nopeutuneen valtavan paljon. Yksi tärkeä yksityiskohta on ohjelmaan tehty välilaskutuksen mekanismi.

Selvää on, että käytössä oleva ohjelma vastaa nyt tarpeisiin aivan eri tavalla kuin mihin iso valmisjärjestelmä olisi taipunut.

– Täytyy antaa iso kiitos porukalle hyvästä työstä. Toiveisiimme on vastattu, ja saimme, mitä tarvitsimme, sanoo Hernesniemi.

Paikallisuus tarkoittaa myös apua ja palvelua

Hernesniemi ja Kumpula pitävät äärimmäisen isona asiana sitä, että ohjelma on oman alueen osaajien tekemä.

– Paikallisten kanssa pystyi puhumaan maalaiskieltä, sanoo Kumpula.

– Ongelmien tullessa ei tarvitse miettiä, mistä löytää apua. Paikallisia palveluita kannattaisi tälläkin alalla hyödyntää kaiken kokoisissa yrityksissä, Hernesniemi toivoo.

Samaa mieltä ovat Hakala ja Kankaanpää. Alueellamme on heidän mukaansa valtavasti osaamista eri tietotekniikan aloilta. JCA:n asiantuntijoiden vinkki on, että tällaisia hankintoja suunnitellessa kannattaa ainakin kysyä paikalliselta neuvoa.

– On parempi sijoittaa vähän pääomaa suunnitteluun kuin ostaa suoraan joku järjestelmä ja kokeilla, onko se meidän juttumme. Joskus nimittäin tarpeiden selvitys voikin osoittaa, että digitaalisuus ei tuo asiakkaalle aidosti helpotusta ja tehoa, vaan kynä ja paperi toimivat hänen tilanteessaan oikein hyvin, Hakala sanoo.

Ammattitaitoa on kertoa asiakkaalle tämäkin sen sijaan, että myisi tälle jotain, mistä ei ole oikeasti hyötyä.

Vieritä ylös